En esta era en donde se le da cada día mayor uso a las nuevas tecnologías y el correo electrónico se ha convertido en la herramienta más rápida para comunicarnos y hacer negocios en todo el mundo, es también importante que adoptemos ciertas “reglas de comportamiento” que nos eviten perder tiempo o crearnos conflictos con los demás.
En un estudio realizado recientemente en 5 países de Europa, se identificaron los que podrían considerarse “los 7 pecados capitales” en el uso del correo electrónico. Estos son:
1. PASARLO POR ALTO: la tendencia a no responder.
2. NEGACIÓN: fingir no haber recibido un correo de alguien.
3. SUPOSICIÓN: la mala costumbre de suponer que todo el mundo leyó un correo urgente. Se envía sin ningún tipo de aviso adicional que indique que es urgente.
4. PALABRERÍA: la tendencia a extenderse más de lo necesario.
5. PARA TODOS: mandar el mismo correo a todo el mundo, incluso a las personas a las que no incumbe.
6. DEJADEZ: los pecados de mala gramática y ortografía, argumentos inconexos y lenguaje confuso.
7. FALTA DE TACTO: no emplear el tono correcto. Enviar mensajes cortos y bruscos sin atender a los modales necesarios puede dañar una relación de forma no intencionada
Sin embargo, creo que incurrimos en más errores y actitudes molestas con las que no sólo anulamos una de las ventajas que nos ofrece internet que es agilizar nuestras comunicaciones, sino que estamos afectamos nuestra relación con esas personas.
A continuación, una guía de actitud que nos ayudará a usar el correo electrónico de una manera más inteligente, productiva y respetuosa.
1. CONFIRMAR SIEMPRE LA RECEPCIÓN DEL MENSAJE: Asegurémonos de contestar antes de 24 horas, aunque sea un mensaje corto para confirmando que recibimos y que daremos respuesta a este correo más tarde.
Algunas personas programan en su correo electrónico una “respuesta automática”, ésta la emite el sistema, como su nombre lo indica, de manera automática al recepcionar una entrada. Esto está bien siempre y cuando luego nosotros respondamos este correo y no que la “respuesta automática” sea la única respuesta que reciba quien nos envió un correo.
2. NO REHUIR EL TEMA: Si no podemos dar una respuesta satisfactoria inmediata, avisemos al remitente, pero no finjamos que no hemos recibido el correo sólo porque no le prestamos la debida atención en su momento.
3. NO ASUMAMOS QUE NUESTRO CORREO URGENTE FUE LEIDO INMEDIATAMENTE, CONFIRMEMOS TELEFONICAMENTE: Si nuestro correo es urgente, avisemos de su envío mediante una llamada para que la persona puedas revisar y contestar inmediatamente. Además indiquemos en el asunto, el carácter “urgente” de esta comunicación.
4. SEAMOS CONCRETOS: Antes de escribir el mensaje, decidamos qué es lo que queremos decir y expresémoslo de manera concreta, clara y precisa, sin extendernos en palabras.
5. SELECCIONAR DESTINATARIOS: Enviemos un correo sólo a quienes estén directamente relacionados con él y no abusemos de la relación de contacto que mantenemos con esas personas.
6. MANTENGAMOS LA FORMALIDAD: Escribir un correo es similar a escribir una carta. Hagámoslo atendiendo las reglas de ortografía y el respeto en el trato a las personas a quienes nos dirigimos.
7. RESPONDER A TODAS LAS PREGUNTAS: Leamos detenidamente y respondamos absolutamente todas las preguntas que se nos hacen, previendo a la vez las posibles preguntas que puedan surgir a nuestra respuesta y démosle respuesta inmediatamente.
8. TRATAR UN SOLO TEMA POR CORREO Y ESCRIBIRLO EN EL “ASUNTO”: No tratemos de diferentes temas en un solo correo y mucho menos si no están relacionados, esto puede provocar que alguno de ellos no sea debidamente atendido y respondido por el destinatario o bien es información que se podría “perder” al quedar oculto bajo otro tema. Así mismo debemos escribir en el “Asunto” el tema a tratar.
9. SALUDAR. Escribamos un saludo de bienvenida y despedida en el correo con cada asunto nuevo. Si son varios correos que nos enviamos en referencia al mismo tema, como por ejemplo programar una reunión, coordinar actividades, no es necesario saludar con cada respuesta.
10. MANTENER LA SECUENCIA: Cuando intercambiamos un mensaje varias veces a manera de conversación es conveniente hacerlo en la misma línea, usando la opción “responder” para que así se mantenga el hilo de la conversación.
11. INFORMACION DE CONTACTO: Asegurémonos de que debajo de nuestra firma aparecen nuestros datos e información de contacto: nombre completo, teléfono, cargo que ocupamos (si es un correo relativo a nuestro trabajo), o cualquier información pertinente.
12. EVITAR LOS JUICIOS PRECIPITADOS: algunos correos pueden resultarnos ofensivos a primera vista pero al observarlos más detenidamente, vemos que simplemente están mal escritos o con prisa. No respondamos nunca cuando estemos molestos o emocionalmente heridos; tengamos presente siempre que el correo se queda archivado y que nuestra respuesta ofensiva o desconsiderada puede tener consecuencias.
13.-NO SPAM: NUNCA envíes correos NO solicitados a tu lista de direcciones. Esto se llama SPAM y es una de las acciones que más fácilmente te puede generar desavenencias con tus contactos.. Es muy incomodo que alguien a quien contactaste por un asunto de negocios , semanas más tarde este usando tu dirección electrónica para hacerte llegar mensajes que nada tienen que ver con la relación que ustedes han establecido; como por ejemplo estos mensajes de cadenas, tarjetas o presentación en Power point de mensajes espirituales.
Respetemos la relación que hemos establecido con cada persona, aun más si no la conocemos personalmente o no la conocemos lo suficiente para saber si recibirá con agrado este tipo de mensajes de índole personal.
14. UTILIZAR EL ENVIO DE COPIAS OCULTAS (CCO): Cuando enviamos un mensaje a muchas personas, enviémoslo usando la opción CCO. Así, le llega a cada destinatario sin la información de correo de los destinatarios restantes. De esta manera estaremos contribuyendo a disminuir el SPAM. Cuando lo enviamos a grupo específico de trabajo y todos están relacionados, es válido hacer pública la lista de envío.
15. MANEJEMOS DIFERENTES CUENTAS DE CORREO ELECTRONICO. Por último, a fin de facilitarnos la lectura y archivo de nuestra correspondencia electrónica, es conveniente crear diferentes cuentas de correo electrónico de acuerdo a nuestras actividades especificas y en ellos crear la lista de contactos con quienes nos relacionamos con esa actividad específica (no mezclar las listas de contacto de las cuentas). De esta manera, no recargamos la bandeja de entrada con mensajes diversos que tal vez, al ser tantos, nos da pereza revisar y contestar pasando por alto alguno que puede ser importante y urgente.
Por ejemplo, podemos crear un correo para asuntos laborales, otro para tema a tratar si pertenecemos a un grupo u organización política o religiosa y otros para temas personales. Sobra decir que no usemos el correo de trabajo para enviar mensajes personales o viceversa.
No hay comentarios:
Publicar un comentario